Dobri-porady.pp.ua
Поради для маленьких і великих

Розшифровка підпису. Як правильно підписувати документи

В оформленні кожного документа велике значення відіграє підпис відповідної посадової особи, керівника, особи, яка звертається за допомогою в державні органи. У зв'язку з цим особливого значення набуває розшифрування підпису. Варто зазначити, що дане поняття не відоме багатьом громадянам нашої держави.расшифровка подписи

Юридична значимість

Підпис на документі надає звичайному аркушу паперу юридичну значимість. Як правило, вона розташовується під основним текстом, і використовується в якості одного з обов'язкових реквізитів. Якщо б ми складали рейтинг значущості всіх необхідних атрибутів документа, то перше місце, без сумнівів, очолила б друк, підпис або інший засвідчує елемент. Адже саме кілька символів роблять з простого листка паперу юридично значимий документ.

У світлі даного питання необхідно розглянути таке поняття, як право підпису. Під ним розуміються повноваження всіх посадових осіб, які володіють можливістю особисто або засвідчувати печаткою документ. Зверніть увагу, що підписувати і затверджувати печаткою юридично значимі паперів може лише відповідне посадова особа, повноваження якого прописані в посадовій інструкції. Ці норми, як правило, містяться в посадових інструкціях відповідних осіб, положеннях організації та інших установчих документах. Крім того, начальник може виносити наказ про делегування права підпису.

Підпис директора вимагає особливого до себе уваги, так як дана посадова особа є ключовою фігурою розвитку компанії. Значущі символи неможливо передрукувати, не можна відірвати від підписаного тексту. цифровая подпись

Склад реквізиту

Як правило, спочатку на документі ставиться дата, підпис йде далі, праворуч. Зверніть увагу, що до складу цього реквізиту входять наступні елементи:

  • Посада особи, яка підписала той чи інший документ. Обов'язково повинно бути зазначено найменування організації. Дана вимога не обов'язково, якщо текст друкується на бланку установи з відповідними печатками.
  • Особиста підпис, яка являє собою зображення скорочених ініціалів особистості.
  • Розшифровка підпису, яка передбачає позначення повних прізвища, імені, по батькові.право подписи
  • Особливості оформлення реквізиту

    У відповідності з правилами оформлення документів, найменування посади пишеться ближче до лівого поля. Що стосується самої розшифровки, то вона позначається на рівні останнього рядка документа.

    Якщо текст і реквізити розташовуються на бланку організації, то розшифровка підпису може розташовуватися у верхній частині. Якщо така особливість присутня, то внесення додаткових роз'яснень не потрібно.

    Колонка «Посаду» починається з великої літери. Текст завжди повинен закінчуватися крапкою. Навіть якщо в документі розташовується таблиця, по закінченню тексту завжди повинна бути розшифровка підпису і найменування посади особи, яку важливо вказати строго у відповідності зі штатним розкладом. Необхідно зробити відповідні виписки. В кадровому відділі знаходяться такі документи, як картка підписів, штатний розклад, а також відомості, складові комерційну таємницю. Вони носять особливий внутрішній гриф секретності зі зрозумілої причини.

    Що стосується найменування компанії, то воно знаходиться по центру щодо посади особи. печать подпись

    Про особистого підпису

    Особиста підпис оформляється у відповідності з побажанням особи, яка підписує документ. Цей реквізит є свого роду паспортом на папері для кожного громадянина. Існує така точка зору, що у справжньої підписи, оформленої за всіма правилами, повинна бути перша буква імені і три наступних повинні ставитися до прізвища - так сказано в теорії. Однак на практиці таке положення не знаходить свого застосування.

    Багато громадян держави керуються тим, що завуальовану підробити підпис значно складніше. У зв'язку з цим, посадові особи, особливо що займають керівні посади, намагаються використовувати якомога більше завитків і округлих ліній. Звертаючи увагу на проблему підробок підпису, багато хто забуває про те, що розшифрувати такі «шедеври» ще складніше.

    Розшифровка підпису документа являє собою повне розкриття ініціалів. Пред'явлення паспорта, звичайно, не вимагається, проте розшифровка повинна здійснюватися у суворій відповідності з ім'ям і прізвищем, зазначеними в ньому. Це означає, що якщо в документі засвідчує присутня літера «е», то і при розкритті Ф. В. О. вона обов'язково повинна бути присутня.подпись на документе

    Підпис заступника

    Особливо часто виникають проблеми з підписом багатьох заступників. Причому питання стосуються не тільки повного позначення імені, але і розташування декількох однотипних реквізитів.

  • Посада керівника організації пишеться з маленької літери. Однак якщо ви підтримуєте корпоративну культуру компанії, то писати керівні посади з великої літери цілком доречно.
  • Скорочення не вітаються в подібних документах, тобто не «заступник», а «заступник».
  • Уникайте прийнятих скорочень робочих посад. Так, старе добре «головбух» ніким не вітається як з числа партнерів, так з числа перевіряючих органів.карточка подписей
  • Коли документ підписується декількома особами

    Якщо документ підписується декількома посадовими особами, то їх особисті символи розташовуються в одну колонку один під одним. При оформленні документа в друкованому вигляді використовується полуторний міжрядковий інтервал.

    Підписують документи спочатку ті особи, які розташовуються на вищій сходинці ієрархічної драбини, тобто посвідчення документа відбувається зверху вниз. Якщо текст необхідно підписати посадовими особами, рівними за посадою, то їх прізвища розташовуються на одній сходинці.

    Точно також оформляється документ в тому випадку, коли договір підписується декількома партнерами або сторонами, що укладають угоду.подпись директора

    Неприпустимість косою риси

    Якщо то посадова особа, яка уповноважена підписувати документ, відсутня, то його зобов'язаний підписати той співробітник, який офіційно виконує його обов'язки. При цьому в обов'язковому порядку вказується його справжня посаду, в якій він працює, а також його прізвище, ім'я, по батькові.

    Іноді можуть виникнути екстрені ситуації. В такому випадку, виправлення можна внести як від руки, так і за допомогою використання комп'ютера. В іншому випадку, доведеться переробляти документ з зазначенням фактичної посади особи, виконуючого обов'язки.

    Неприпустимо перед словом «Підпис» ставить прийменник «За», і слідом виводити косу риску. Подібне невідповідність легко оскаржується в судових інстанціях.

    Новий вид підпису

    Цифровий підпис - це порівняно новий реквізит документа, який поступово входить у життя як простого обивателя і пересічного громадянина, так і впроваджується в діяльність комерційних і державних організацій. Цей реквізит дозволяє виключити спотворення інформації електронного документа, а також дозволяє визначити прихильність до певної особи. За основу оформлення електронного підпису береться криптографічне перетворення інформації.

    Федеральне законодавство

    На даний момент існує федеральний закон №63, яким регулюється цифровий підпис. Згідно вищезгаданого нормативно-правового акта, вона являє собою кілька видів:

  • Проста електронний підпис.
  • Некваліфікована.
  • Кваліфікована.
  • Простий підпис являє собою набір кодів, паролів, а також переліку інших засобів, існування яких може підтвердити певну особу.

    Посилена некваліфікована підпис являє собою результат перетворення інформація у формі криптограми. Характерною особливістю даного виду є використання закритого ключа доступу. Існування цієї форми необхідно не тільки для того, щоб визначити особу, що підписала документ, але і для того, щоб визначити правомірність внесених змін.

    Третій вид електронного підпису збігається зі всіма ознаками, перерахованими вище. Тут присутні особливі елементи захисту, наприклад, криптозахист, яка підлягає сертифікації федеральної служби безпеки. Електронний підпис кваліфікована видається тільки акредитованими засвідчувальними центрами.

    Область застосування і використання

    Електронний підпис є ключовим елементом електронного документообігу. Дана технологія широко використовується у зовнішньому і внутрішньому обміні даних, кадрової та законотворчій сфері, торговельно-промислової області і так далі.

    Контролюючі органи засвідчують перевірку електронної підписом. Так як дана розробка стала широко поширена, в наявності простота її використання. Сертифікат електронного підпису, який видається при її оформленні, надає юридичну значимість документів.

    Будь-який громадянин держави має право на отримання електронного підпису для того, щоб скористатися переліком державних послуг, визначених на сайті. З її допомогою можна завіряти документи, подавати заяви на оформлення нових, а також отримувати відповідні листи і повідомлення. Завдяки наданій можливості, кожен користувач, не виходячи з дому, може запевнити відправлений лист. Крім того, з початку 2013 року був налагоджений випуск електронних карт, де автоматично розміщується електронна підпис.

    Подібні розробки привнесли необхідний внесок у розвиток суспільства. Тепер співробітникам не доводиться носитися зі стосом паперів, необхідних для підпису, а достатньо відправити документ електронним повідомленням.