Dobri-porady.pp.ua
Поради для маленьких і великих

Інформаційно-довідкові документи в діловодстві підприємств. Їх призначення та функції

Інформаційно-довідкові документи є найважливішою складовою сучасного діловодства. Саме ними найчастіше поповнюється кореспонденція установ і підприємств будь-якої форми власності.

Значення і особливості

Информационно справочные докуменыІнформаційно-довідкові документи насамперед відіграють допоміжну посередницьку роль по відношенню до інших паперів кадрової політики. Вони не є обов'язковими та не містять доручень, а лише дають інформацію про фактичний стан справ на підприємстві, повідомляють відомості, які служать підставою для прийняття рішень і складання розпорядчих наказів. Інформаційно-довідкові документи мають відмітну особливість, яка полягає в їх спрямованості по системі управління знизу вгору, тобто від рядового спеціаліста до керівника відділу, від керівника до заступнику директора або безпосередньо генеральному директору. Але бувають і винятки, наприклад, листування (службовий лист, телеграма, електронне повідомлення тощо) служить для розвитку комунікацій між працівниками з однаковими службовими обов'язками.

Класифікація за видами

Справочно информационные документыДовідково-інформаційні документи мають багато різновидів, до них відносяться: довідки та доповідні, звіти, акти та огляди, пояснювальні записки і листи, телеграми і телефонограми. Їх адресат може бути як внутрішнім, так і зовнішнім. Отже:

• довідкова документація має на увазі папери, що володіють індивідуальним характером, які видаються за разовим запитом і стосуються тільки одного працівника;

• звітно-довідкова визначається конкретною періодичністю надання адресата і наявністю певних типових форм, періодичність може бути квартальна, річна, щотижнева;

• аналітична видається як по індивідуальних (разових), так і з періодичним (регулярним) запитам, має загальний характер, служить для збору узагальнюючої інформації.

Уніфікація документів

Унификация документов этоСклад, структура та порядок оформлення інформаційного діловодства визначається на кожному підприємстві індивідуально в нормативних актах кадрової політики. Але при цьому є обов'язковим приведення всіх документів до певного однаковості по складу і формі. Уніфікація документів - це встановлення оптимального однаковості формату, набору і фіксації реквізитів. Уніфікованими є ділові папери, створені за єдиними стандартами і правилами, які містять всю необхідну інформацію для прийняття рішень. Інформаційно-довідкові документи не є винятком і також підлягають стандартизації. Проведення уніфікації необхідно в цілях спрощення та підвищення якості роботи з документами, раціоналізації процесу їх пошуку, підготовки і виконання, типізації форм, зниження трудомісткості обробки і вироблення прогресивних методів, а також для скорочення використовуваного переліку. Керівництво по організації та контролю над уніфікацією закріплено за головною організацією по координації і веденню УСД і ОКТЭИ.